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Descriptif du poste
En lien avec les différents services de l’entreprise, l’Assistant Administratif – Agent d’Accueil a pour mission principale d’assurer l’accueil de la clientèle ainsi que la gestion administrative courante. Véritable relais organisationnel et opérationnel, il/elle participe activement à la qualité de service et à l’efficacité des équipes.
Missions principales :
- Accueil et relation clientèle : accueillir, orienter et informer les clients et partenaires ; assurer une communication claire et professionnelle en toutes circonstances.
- Gestion administrative : réaliser les tâches de secrétariat (rédaction, mise en forme et diffusion de documents, suivi administratif et archivage des dossiers).
- Gestion des communications : traitement des appels téléphoniques, gestion du courrier entrant et sortant.
- Support aux collaborateurs : accompagner les équipes dans le suivi administratif de leurs activités, selon les priorités définies par la hiérarchie.
- Suivi des dossiers clients : constitution, mise à jour et archivage des dossiers papier et informatisés ; suivi des pièces obligatoires.
- Encaissements et relances : encaissement des primes conformément aux procédures, suivi des règlements et relances.
- Outils et logiciels métiers : saisie et enregistrement des données sous les logiciels internes (BelAir, Archipel, GED), traitement des expertises et règlements associés.
- Conformité : veiller au respect des règlements et procédures internes applicables à son périmètre d’activité.
Le poste peut inclure ponctuellement d’autres missions en fonction des besoins du service.
Profil recherché
Formation et expérience
- Bac à Bac+2 en gestion administrative, secrétariat, accueil ou équivalent.
- Une première expérience réussie dans une fonction similaire (accueil, assistanat administratif, gestion de dossiers clients) est souhaitée.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les logiciels de gestion.
- Bonne capacité rédactionnelle (courriers, comptes rendus, documents administratifs).
- Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des procédures.
Qualités personnelles
- Excellent relationnel, sens de l’accueil et de l’écoute.
- Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.
- Réactivité, dynamisme et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Esprit d’équipe et sens du service
Employeur